Kontekst
Buli to firma z branży wywozu gruzu i odpadów budowlanych, działająca w Warszawie i okolicach nieprzerwanie od 1993 roku. Za tym stażem stoi konkretna skala: ponad 40 ciężarówek, ponad 550 kontenerów w ciągłym obrocie, wynajem worków Big-Bag i kontenerów, odbiór oraz utylizacja odpadów w około 25 lokalizacjach. Ocena ~4,6★ w Google to efekt trzech dekad codziennej, powtarzalnej roboty - a nie kampanii marketingowej.
Taka operacja to nie jest jedno biuro z kilkoma zleceniami dziennie. To dziesiątki pojazdów, które trzeba rozstawić po mieście, setki kontenerów, o których trzeba wiedzieć, gdzie stoją i kiedy wrócą, oraz strumień zamówień, który nie może się zatrzymać. Firma potrzebowała jednego miejsca, które trzyma to wszystko w ryzach - od momentu przyjęcia zlecenia po rozliczenie kursu.
Problem
Buli nie zaczynało od zera. Firma miała już za sobą nieudane wdrożenie wcześniejszego CRM-u - systemu, który miał uporządkować pracę, a zamiast tego stał się wąskim gardłem. Był źle zaprojektowany, trudny w codziennej obsłudze i - co okazało się najkosztowniejsze - praktycznie niemożliwy do rozwoju. Każda próba dołożenia funkcji, której wymagała rosnąca operacja, kończyła się prowizorką.
W efekcie kluczowe procesy wracały tam, skąd miały zniknąć: do Excela i luźnych ustaleń. Zamawianie kontenerów, planowanie kursów, koordynacja floty - wszystko rozjeżdżało się po arkuszach i głowach poszczególnych osób. Przy tej skali to nie jest tylko niewygoda. To realne ryzyko: pomyłka w adresie, dublujący się kurs, kontener „zgubiony" w systemie na kilka dni.
Zaczęliśmy od przeglądu tego, co już było. Nie chcieliśmy sprzedać przepisania od zera na siłę - najpierw trzeba było uczciwie odpowiedzieć na pytanie, czy istniejący system da się doprowadzić do porządku. Odpowiedź była jednoznaczna:
Dalsze łatanie źle położonego fundamentu wyszłoby drożej niż zbudowanie nowego.
Zarekomendowaliśmy budowę od nowa. Nie dlatego, że tak jest wygodniej dla software house'u - dlatego, że tylko to dawało system, który za rok czy dwa nadal będzie nadążał za firmą, zamiast znów stać się hamulcem.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy dedykowany system operacyjny, który zbiera całą obsługę zleceń w jednym miejscu. Najważniejsze moduły:
- Proces zamawiania kontenerów - uporządkowana ścieżka od przyjęcia zlecenia po jego realizację, zamiast wpisów w arkuszu.
- Interaktywna mapa spedycji - podgląd, gdzie są pojazdy i kontenery, i planowanie kursów na jednym widoku.
- Panel administracyjny - zarządzanie danymi, zleceniami i konfiguracją systemu w jednym miejscu.
- Role użytkowników - różne uprawnienia dla różnych stanowisk, tak by każdy widział to, czego potrzebuje do swojej pracy.
- Automatyzacje - powtarzalne kroki, które wcześniej robiono ręcznie, dzieją się teraz same.
Pod spodem stack dobrany do zadania, nie do mody: Nuxt 4 na froncie oraz Node.js z Express po stronie serwera. Realizacja przypadła na lata 2025-2026.
Ale moduły to dopiero połowa historii. Przy projekcie, który zastępuje system uznany wcześniej za nieudany, równie ważne jest jak się pracuje. Zaczęliśmy od discovery - przeglądu istniejącego rozwiązania i procesów firmy - żeby zrozumieć, co naprawdę musi działać, zanim cokolwiek zaczęliśmy pisać. Dalej pracowaliśmy iteracyjnie: klient miał dostęp do wersji roboczej na środowisku stagingowym, widział postęp na bieżąco i mógł reagować, zanim funkcja trafiała na produkcję. Bez czarnych skrzynek, bez „zobaczycie na końcu".
Efekty
Najważniejszy efekt jest jakościowy: firma w pełni przeszła z Excela na dedykowany system. Zamawianie i koordynacja nie żyją już w arkuszach i pojedynczych głowach, tylko w jednym, wspólnym narzędziu, które rośnie razem z operacją.
Za tym idą liczby z porównania pracy przed i po wdrożeniu:
- Czas złożenia zamówienia krótszy o 70% - to, co wcześniej wymagało przeklikiwania arkuszy i telefonów, dziś jest kwestią jednej uporządkowanej ścieżki.
- Błędy w zamówieniach mniejsze o 48% - mniej pomyłek w adresach i kursach to mniej kosztownych powrotów i poprawek na drodze.
System nie jest projektem „zamkniętym i oddanym". Rozwijamy go dalej i sprawujemy nad nim długofalową opiekę - bo tak samo, jak firma Buli rośnie od 1993 roku, jej narzędzie pracy ma nadążać za kolejnymi latami, a nie zestarzeć się w rok.